Referat af bestyrelsesmøde 12/8-2025

Referat af bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 12/8-2025 klokken 18:30 i sejlklubben Frem.

Til stede: Michael, Kathrine, Niels-Jørgen, Joe, Henrik, Tommi, Christen, Frederik, Susanne, Søren og Lars

Afbud fra: Birgit

Forslag til dagsorden for mødet:

1/   Valg af ordstyrer                             Michael

2/   Valg af referent                               Lars

3/   Forslag til dagsorden:

4/   Referat fra bestyrelsesmøde d. 10/6-2025 blev underskrevet af bestyrelsen.

5/   Siden sidst – Orientering fra Formanden. Kvindernes Sejlklub ønsker mere tid i forhold til ansøgning om optagelse i Frem.

Henvendelse fra roklubben Kvik om tilladelse til at parkere bådtrailer på Frems plads i sommermånederne. Praktiske forhold skal undersøges og betaling skal være standard, pt. 110.- pr. m2.

6/   a. Økonomi herunder fakturering /Joe

Saldoopgørelse blev gennemgået.

Forvirring omkring den fremsendte elektrikerregning er løst. Vils havde bestilt. Ved bestilling at håndværker fremover, skal der altid være en referenceperson tilknyttet så regning/faktura kan godkendes. Fakturaen skal være ”rigtig” og indeholde de fornødne oplysninger (cvr-nummer m.v.)

Ved refusion af udlæg skal der oplyses leverandørnummer, som tidligere
fremsendt.

b. Med udgangspunkt i gruppearbejdet med DGI fra sidste bestyrelsesmøde, fortsatte seancen. DGI, Ingeborg, laver en opsamling fra mødet som fremsendes til bestyrelsen. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde.

c. Indbrud i Klubhuset/Orientering Lars orienterede om hændelsesforløbet.

       xxxx melder ind på Facebook 17/7-2025 klokken 06:50.

Indbruddet er formentlig foregået i tidsrummet onsdag d.16/7-2025 klokken 19:38 til torsdag d. 17/7-2025 klokken 06:45. Tidspunkterne er baseret på sidste og første døråbning/lukning i klubhuset (Svingdør til mødesalen, xxxx og Skipperstuen, xxxx).

Tyven/tyvene er sandsynligvis kommet ind via en ulåst dør i verandastuen eller mødesalen. Herefter er gitteret ind til køkkenet tvunget åbnet og der har været fri adgang til køkken og til gangarealet og trappen på 1. sal. Her er dørene til henholdsvis, kontor, arkivrum og skab opbrudt.

Dørloggen for perioden 16/7-2025 – 17/7-2025 er gennemgået: Det er udelukkende medlemmer og Havnen, der er registreret. Der har været/forsøgt adgang til områderne Skipperstuen 32, hvoraf 7 er opdateringer, Svingdør 14, Køkken 5, Optiskur 3, Verandastuen 2, Systue hængelås 2.

Mejlshede låse udskifter låsene til kontor og depot. De gamle låse gemmes, da de stadig fungerer.

Niels-Jørgen oplyste at der var foretaget anmeldelse til forsikringsselskabet. Der var tilsyneladende ”kun” forsvundet spiritus.

Frederik kontakter håndværkeren, der foretog de nødvendige reparationer, for at færdiggøre disse. Niels-Jørgen er ansvarlig for projektet.

d. Ombygning af toilet. Henrik og Niels-Jørgen kommer med forslag til bestyrelsesmødet d. 9/9-2025.

e. El-installationer i klubhus/lys i verandastue Tommi og Christen har undersøgt muligheder og alternativer. Der blev fremvist lysskinner, som havde en rigtig god oplysning af lokalet. Tommi og Christen går videre med projektet og der indkaldes eventuelt til fælles arbejdsdag for færdiggørelse/montering af projektet.

f. Kontortid Listen gennemgået og tilmeldt.

g. Digitale værktøjer /Cloudfunktion Christen oplyste, at der var opsat en ”gammel” server/harddisk på kontoret. Denne er imidlertid meget langsom og det blev foreslået at indkøbe en ny til omkring 2.000.- Projektet sættes lidt i bero, da der kan være andre ændringer, der kan få betydning for denne udskiftning.

h. Kajprojektet /Henrik. Kas mangler stadig i projektet og de holder sig til deres egen bedding det næste år. På et tidspunkt er vi nødsaget til at fortsætte uden KAS, med de konsekvenser det måtte have.

j. Ændring af havnereglement. Høring Michael skriver Frems høringssvar og          fremsender dette til Trafikstyrelsen.

j. Procedure omkring rengøring /Birgit. Punktet udsættes til næste bestyrelsesmøde

7/   Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:

Visionsgruppen Der er ingen ansat i visionsprojektet endnu og punktet udsættes. Politikere med tilknytning til projektet/Svanemøllehavnen skal kontaktes.

Der skal afholdes et møde for alle klubber til november 2025.

Projektet blev diskuteret i bestyrelsen.

Svanemølleværket Intet

Festudvalget/aktivitetsudvalget. Intet

Klubhuset, herunder Svanemøllen nord Intet

Brug af klubhuset til private arrangementer. Ordningen administreres af et udvalg af frivillige med Mads som udvalgets tovholder, der refererer til bestyrelsen gennem Søren som formand for aktivitetsudvalget. 

Sejlerskolen Udsat

Kapsejlads       Plan om nyhedsbrev

Pladsen/Pladsudvalget Der er udsendt orientering til bestyrelsen omkring pladsen. (Kathrine).

Der skal gennemføres forskellige reparationer.

Ved udsætning, kan vejen gennem Svanemølleværket bruges, hvis der er 2 vagter. Alternatives er en stor kran.

Frem har et serviceringsproblem for både, der ligge i havnen hele året og kun har brug for en kort periode på land.

Der var en længere diskussion og Frems bedding og dens fremtid. Der skal foretages en beregning på, hvilke foranstaltninger og prisen på disse inden et udsætningsprojekt er klar. En beddingsreparation skal undersøges på ny, men tidsperspektiver på mere end 3 år. Måske skal By & Havn involveres. Der var enighed om at indhente 3 tilbud hos forskellige firmaer. Joe undersøger økonomien overordnet i forholdt til kranudgifter o.a.

Travel lift kunne være en løsning.

Hele problemstillingen tages op på næste bestyrelsesmøde.

Frederik orienterede om fejlbrug af nys systemstativer. Problemstillingen skal undersøges til bunds. Frederik kontakter Codan. 

Nyhedsbrevet Der er Nyhedsbrev på vej.

Mad & Foredrag Susanne gennemgik planlægningen for sæsonen 25/25.

WEB-gruppen Det næste møde afholdes d. 20/8-2025 klokken 10:00 i Frem.

Nyt fra havnen Henrik orienterede

BEAS undersøges i forbindelse med nyt opkrævningssystem i Havnen.

Havne har reageret på natlukning af Havnen i forbindelse med tunnelprojektet.

Redningsstiger serviceres ikke længere af By & Havn. Der er en dialog i gang.

PR-projekt omkring ledige pladser i havnes har haft en effekt.

Henvendelse fra Alpina Marineudstyr omkring etablering af selvbetjenings bådudstyrsbutik.

8/   Evt. Grejskur mangler lys.

       Medlemsskabstype i forbindelse med lån af lokaler skal på næste bestyrelsesmøde.

       Henvendelse til pladsudvalget omkring en båd på trailer.

Planlagte Bestyrelsesmøder m.v. 2025:

Bestyrelsesmøder:

Bestyrelsesmøder 2025:

        Bestyrelsesmøde                                                                tirsdag d. 9/9-2025

Bestyrelsesmøde                                                                        tirsdag d. 14/10-2025

Bestyrelsesmøde                                                                        tirsdag d. 11/11-2025

Bestyrelsesmøde                                                                        tirsdag d. 9/12-2025

Bestyrelsesmøder 2026:

Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30/18:00. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.

Medlemsmøde 2026:                              Torsdag d. 22/1-2026 klokken 19:00    

Generalforsamling 2026:       Tirsdag d. 24/3-2026 klokken 19:00

Bådejermøde 2025:                                Torsdag d. 20/11 2025 klokken 19:00