Referat af bestyrelsesmøde 11/2-2025
Referat af bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 11/2-2025 klokken 18:30 i sejlklubben.
Til stede: Michael, Joe, Kathrine, Birgit, Henrik, Niels-Jørgen, Stig, Morten og Lars
Afbud fra: Merete og Susanne
Forslag til dagsorden for mødet:
1/ Valg af ordstyrer Birgit
2/ Valg af referent Lars
3/ Forslag til dagsorden. Punkterne 6 j. Dansk Sejlunion og 6 k. DGI tilføjet dagsordenen.
4/ Referat fra sidste møde 14/01-2024 blev underskrevet.
5/ Siden sidst – Orientering fra Formanden. Affaldssorteringen i Frem er taget i brug. Sundet ønsker at Svanemøllehavnen overtager bogholderiopgaver. Frem er interesseret i en sådan aftale. Lejeaftale med Københavns kommune er underskrevet. Dette gav anledning til en diskussion om placering af den fysiske aftale på papir. Det blev besluttet, at Michael indsætter aftalen i et ringbind på kontoret.
6/ a. Økonomi /Joe
Fra kassereren Februar 2024
Opkrævning af kontingent
Processen har i år været lidt anderledes, bogholder og jeg har talt om at når nu det koster 25kr. at sende et brev var det rimeligt at vi opkrævede netop det hos dem der skulle have et brev. Der er god mulighed for at undgå de 25,- hvis man var tilmeldt Betalingsservice (BS) og som noget nyt også kunne få en opkrævning på e-mail. Ambitionen var ikke at få ekstra penge i kassen men at motivere medlemmerne til at enten få tilmeldt sig BS eller opgive en E-mail opkrævningen kunne sendes på.
Bogholderen får så startet dette inden jeg får informeret medlemmerne om dette og der bliver lavet en fejl så alle der ikke havde en E-mailadresse i systemet fik en opkrævning med posten, og opkrævet 25,-, uanset de var tilmeldt BS. Alle de forkerte opkrævede gebyrer er tilbageført men ikke alle udbetalt. Bogholderen mener at det også kan gøres via BS, men jeg er ikke sikker på dette
Regnskab 2024
Regnskabet er sendt til revisor. Intern revisor har gennemgået tallene og ikke fundet anledning til spørgsmål. Jeg forventer revisor er færdig i denne uge. Grundet store forventet udgifter i 2025 bliver overskuddet stående uden at blive ”hensat” til noget specifikt.
Budget 2025
De 214K fra 2024 er jævnt fordelt mellem klubhus og plads udover det allerede budgetteret.
Medlemmer:
Der har været omkring 18 (ikke alle har betalt endnu), der har meldt sig ind og 23, der har meldt sig ud. Det er almindeligt at mange melder sig ud når opkrævningen kommer, andre reagerer først på rykkeren og de sidste bliver meldt ud efter 3. rykker.
Medlemsskift og Betalingsfrister
2 mindre vedtægtsændringer, fremsendt separat.
Moms:
Dette er mere et (principielt) spørgsmål om hvor pengene skal komme fra, end det er et spørgsmål om moms.
Vi har fået en henvendelse fra et medlem vedrørende momsproblemstillinger.
Hvis vi ikke opkræver moms af medlemmerne på pladsen, skal klubben i princippet betale den moms. Det kan godt være vi ikke betaler moms af pladsleje, fordi vi ikke betaler pladsleje, men alle de andre udgifter primært kranvognen (måske 2) skal vi betale moms af.
Medlemmet skriver jo også at han mest er fokuseret på hans udgift, mere end moms.
I de vejledninger medlemmet har sendt til os er pladsleje specifikt nævnt som noget af det der skal opkræves moms for, så jeg kan ikke se vi kan undgå at opkræve moms.
Vi kan godt sætte prisen ned hvis vi synes bådejerne skal skånes, men vi kan ikke lade være med at opkræve moms af det så mindre beløb. Sætter vi prisen ned vil det alt andet lige give underskud de år hvor vi skal reparere på f.eks. beddingen. Det kan klubben godt klare nogle år, men det kan jo så være vi skal skrue ned for ambitionen på andre områder, eller tære af ”formuen”.
Det blev besluttet, at Joe svarer henvendelsen fra medlemmet.
b. Ombygning af toilet Indstilling til bestyrelsen/husudvalget
Der var ikke nogen indstilling til bestyrelsen. Udvalget (Niels-Jørgen og Morten) opfattede de 2 tilbud som forskellige i forhold til det, der er givet tilbud på. Derfor er de ikke sammenlignelige.
Det blev besluttet, at udvalget for tilrettet tilbuddene og disse fremlægges for bestyrelsen.
c. Indkøb at 20 stk. systemstativer til nye både på ”gammel” plads/Kathrine
Henrik oplyste, at det er Havnen, der skal indkøbe/finansiere systemstativerne og ikke Frem. Henrik fremlægger indkøbet overfor Havnen og vender tilbage til bestyrelsen. Vi arbejder på, at der indkøbes systemstativer til alle Frems både og dette tages op i Havnebestyrelsen snarest muligt.
d. Søsætning på Gamle Plads og beslutning om fremtidig løsning.
Der blev fremlagt følgen tre forslag til fremtidig løsning for søsætning og optagning:
1. Åbning og anvendelse af K.A.S. bedding
Økonomi for Frem:
Budget, anslået: 319.100 kr. ekskl. moms
2. Kran til søsætning 2025 og udbedring af Frems bedding til optagning
Økonomi for Frem – engangsomkostning:
Ekstra kran til søsætning forår 2025 ca. 100.000 kr ekskl. moms Udbedring af bedding, som minimum: 400.000 kr ekskl. moms
3. Permanent ekstra kran til søsætning og optagning pr. år
Økonomi for Frem pr. år:
Ekstra kran til søsætning 2025 ca. 100.000 kr ekskl. moms
Ekstra omkostning til stor kran til optagning/søsætning for 3 år. 300.000 kr ekskl.moms
Der blev endvidere fremlagt et forslag til tidsplan til forslag 1, som var meget stram.
De 3 forslag blev diskuteret indgående i bestyrelsen og der blev stillet en række spørgsmål til pladsudvalget. De 3 forslag blev sat til afstemning og 6 medlemmer stemte på Forslag 1 og 2 på forslag 2.
Det blev besluttet at give Pladsudvalget mandat til at sætte Forslag 1. i værk under forudsætning af, at større ændringer fremlægges bestyrelsen.
Der orienteres om projektet på hjemmesiden.
e. Orientering fra medlemsmøde d. 21/1-2025. Godt positivt møde, med stor interesse, god stemning og ikke mindst nye ansigter. Der henvises til allerede udsendt referat.
f. Forberedelse af Generalforsamling d. 25/3-2025
Birgit lægger indkaldelsen til generalforsamlingen på hjemmesiden.
Birgit har tjekket med dirigenten, Gorm, som gerne påtager sig rollen.
Der stiller mindst 3 nye op til bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmer på valg skal forberede motivationsoplæg (hvorfor stiller jeg op).
Alle beretningspunkter skal foreligge skriftligt og skal sendes til sekretæren umiddelbart efter generalforsamlingen.
g. El-installationer i klubhus Projektet skulle nu for alvor være i gang.
Brandforhold i lokaler herunder skiltning
Datomærkning på pulverslukkere er tjekket og skal udskiftes. Niels-Jørgen ansvarlig for indkøb. Der skal yderligere indkøbes brandtæpper.
h. Elektronisk kalender / Intet nyt.
i. Kontortid
Der mangler dagsparkeringskort. Joe følger op
j. Dansk Sejlunion Dansk Sejlunion afholder Generalforsamling d. 22/3-2025 i Odense. Birgit og Henrik Toft overvejer deltagelse.
k. DGI Michael har meldt Frem ind i DGI. Der afholdes møde i næste uge med Ingeborg, der er informationskonsulent i foreningen.
Henrik har været til møde omkring medlemskab af DGI og muligheder i den forbindelse. Der bliver fortrinsvis satset på yngre årgange, men der vil være mulighed for ansøgning af puljemidler, afsat af Københavns Kommune, Kultur- og fritidsforvaltningen. Der afholdes orienteringsmøde d. 25/2-2025 på Rådhuset.
Der blev gjort opmærksom på, at det er valgår i 2025 og vi i den forbindelse skal være aktive omkring kommunale krav/ønsker.
7/ Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:
Svanemølleværket Lars refererede fra Mad- & Foredrag, der var meget velbesøgt. Der var ikke noget egentligt nyt omkring selve projektet, men meget god information til deltagerne. Der var en god spørgelyst og i det hele taget et godt arrangement.
Festudvalget/aktivitetsudvalget.
Klubhuset, herunder Svanemøllen nord
Lokalerne i Nord bruges til tørring af sejl. Birgit gjorde opmærksom på, at det ikke er meningen, men at det dertil indrettede lokale, skal benyttes.
Der kommer service på gitteret opsat i baren. Niels-Jørgen oplyste, at det er lovpligtigt? og der skal betales. Kontoret vil modtage en mail.
Der blev gives grønt lys til at pengeskabet fjernes, selvom der skal betales.
Brug af klubhuset til private arrangementer
Der er nedsat en gruppe på 10 – 12 personer.
Projektet starter op d. 1. maj, hvor der kan ansøges om lån af lokaler. Der oprettes en særskilt mailadresse og en tilgængelig kalender.
Sejlerskolen Birgit orienterede Der afholdes navigationsprøve d. 1/3-2025 for sidste gang med Dansk Sejlunion som tovholder. Der afholdes ”stormøde” omkring situationen sejlklubberne imellem. Bestyrelsen afventer referat.
Tilmelding til årets sejlerskole er startet.
Hjemmesiden er opdateret omkring Kapsejlads.
Kapsejlads. Intet nyt
Pladsen/Pladsudvalget.
Lars har bestil 100 små og 10 store standere hos Dahls Flagfabrik.
Kathrine refererede til det udsendte referat fra Pladsudvalget til Bestyrelsen.
Der sættes gang i vedligeholdelse af stakittet ud mod Strandboulevarden.
Der afholdes fælles oprydningsdag lørdag d. 3/5-2025 i tidsrummet 10:00 – 16:00 eller indtil vi er færdige.
Susanne orienteres i forholdt til Nyhedsbrev,
Nyhedsbrevet Birgit henvender sig til Susanne
Mad & Foredrag Intet nyt
WEB-gruppen Lars refererede fra mødet d. 5/2-2025. Det næste møde afholdes d. 9/4-2025 klokken 10:00 i Frem.
Nyt fra havnen Henrik orienterede. Første bestyrelsesmøde efter Generalforsamlingen er blevet afholdt i en god stemning. Henrik blev valgt som næstformand. Wi-fisystemet i Svanemøllehavnen lukkes ned. Det er ikke muligt at benytte Betalingsservice til indbetaling til havnen. Dette er problematisk for mange. Fælles affaldssortering på Svaneknoppen er planlagt. Sorte fendere på Y-bomme skiftes i Nord.
8/ Evt. Morten orienterede om, at KØS har udgivet en pamflet omkring klubben. Morten undersøger om vi kan få den elektronisk til brug på vores hjemmeside.
Henrik efterlyser ”historieregistrering” i bestyrelsen.
Planlagte Bestyrelsesmøder m.v. 2025:
Bestyrelsesmøder:
Bestyrelsesmøder 2025:
Bestyrelsesmøde Tirsdag d. 11/3-2025
Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30/18:00. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.
Medlemsmøde:
Generalforsamling 2025:
Generalforsamling Tirsdag d. 25/3-2025
Bådejermøde:
Bådejermøde Torsdag d. 20/11 2025