Referat af bestyrelsesmøde 7/12-2023

Referat af bestyrelsesmøde – Torsdag d. 7/12-2023 klokken 18:00 i sejlklubben/verandastuen.

Indkaldte: Michael, Birgit, Joe, Niels-Jørgen, Henrik, Merete, Carsten Susanne, Pernille og Lars

Afbud fra: Stig, Morten, Alban og Majlinda

Forslag til dagsorden for mødet:

1/   Valg af ordstyrer             Birgit

2/   Valg af referent               Lars

3/   Forslag til Dagsorden Tilføjet Generalforsamling 2024

4/   Godkendelse/underskrift af referat fra sidste møde Referatet af bestyrelsesmøde d. 9/11-2023 blev godkendt og underskrevet.

5/   Siden sidst – orientering fra Formanden. Stiftelsesfesten var et godt arrangement, selvom fremmødet kunne være bedre. Der skal reklameres bedre. Stor tak til aktivitetsudvalget.

       Der har været afholdt orienteringsmøde i By & Havn d. 13/11-2023, hvor der blev orienteret om strukturplan og lynetteholmen.

6/   a. Kontorpasning Bemanding d. 14/12-er OK. Henrik passer mailen.

b. El-installationer i klubhus. Henrik indkøber spots til verandastuen. Niels-Jørgen og Jan Pepke er i gang med at rydde ledningshelvedet i barregionen. Når dette er færdigt skal der indhentes et tilbud fra ny elektriker om ”lovliggørelse”.

c. Priser på pladsen for 2024. Pladsudvalget skal fremlægge priser for pladsen i 2024 til behandling/beslutning på næste bestyrelsesmøde. Stig er sygemeldt og der foreligger ingen liste over prisstigninger. Der var en del diskussion i bestyrelsen om, hvordan vi varsler prisstigninger i tide. Det blev oplyst, at Havnen opererer med en prisstigning på 6 %.

Det blev besluttet af varsle prisstigninger pr. 1/2-2024 på hjemmesiden. Birgit kontakter Stig.

d. Udkast til beskrivelse af udvalg. /Michael

Birgit meddelte at der ville blive udarbejdet en beskrivelse af Frems WEB-mail, hvis der var behov for dette. Susanne meddelte, at hun havde et behov. En beskrivelse af Frems WEB-mail vil blive udarbejdet og udsendt så hurtigt som muligt. /Birgit og Lars.

Michael fremlagde forslag til retningslinjer for udvalgenes arbejde. Det skriftlige forslag blev udleveret på mødet og tilføjes dette referat.

Forslaget blev vedtaget af bestyrelsen med enkelte forståelsesmæssige rettelser. Retningslinjerne offentliggøres på hjemmesiden. En samlet beskrivelse af de enkelte udvalg skal foreligge til medlemsmødet d. 18/1-2024.

Det blev endvidere besluttet, at mail til Frems funktionspostkasser ikke længere må videresendes til bestyrelsen/udvalgsmedlemmerne. Michael kontakter WEB-ansvarlig med henblik på rettelse.

e. Elektronisk kalender /Lars og Pernille gør klar til næste bestyrelsesmøde. Der vil blive tale om en Googlekalender, der skulle være rimelig tilgængelig.

f. Medlemsmøde d. 18/1-2024, klokken 19:00. Susanne gennemgik det fremsendte forslag til tekst for medlemsmødet. Forslaget tilrettes og lægges på hjemmesiden. Der skal være tilmelding til mødet og Henrik bestiller sandwich.

g. Generalforsamling, hvem genopstiller og sproglig tilretning af § 13 i vedtægterne. Birgit, Niels-Jørgen, Stig, Henrik og Lars samt Carsten er på valg. Punktet skal behandles på næste bestyrelsesmøde.

7/   Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:

Svanemølleværket Intet

Nordhavnstunnelen Intet

Helhedsplanen, bl.a. beddingsprojekt Punktet behandles under Havnen

Festudvalget/aktivitetsudvalget. Karen Boa har meldt tilbage til Merete omkring symaskinekursus. Hun anbefaler, at kurserne fremover skal koste 150.- pr. person og brug af klubbens materialer ligeledes skal koste 150.-

Der var igen diskussion omkring rengøring af køkken. Pernille vil gerne medvirke til at finde et rengøringsfirma og Carsten vi gerne medvirke til flytning/fjernelse af maskiner.

Klubhuset, herunder Svanemøllen nord. Nyt fra arbejdsgruppe til at udarbejde retningslinier for brug af Frems klublokaler. Udvalget består af Niels-Jørgen, Michael, Henrik og Merete. Der har være afholdt møde i udvalget. Henrik orienterede fra mødet. Overordnet er brug af lokalerne udelukkende forbeholdt klubbens medlemmer med en anciennitet på mindst 2 år. Lokalerne udlånes kun på lørdage og der må ikke tilberedes mad i køkkenet. Betalingen skal dække de reelle udgifter, herunder tjek af lokaler udlevering af brik m.v.

Der var diskussion om det forelagte, herunder om vi overhovedet skal udlåne lokalerne. Der var enighed om, at udvalget færdiggører deres forslag og fremlægger dette for bestyrelsen. Der skal være plads til klubarrangementer på andre dage end lørdage.

Brandvejen fra porten og ind til Frem samt brandsikkerheden i klubhuset blev diskuteret. Bestyrelsen besluttede at klubhusudvalget, Niels-Jørgen, og pladsudvalget, Stig, kontakter de relevante myndigheder med henblik på en gennemgang af forholdene.

Sejlerskolen Birgit orienter. Tilmeldinger til sæson 2024 er påbegyndt.

Kapsejlads. Morten orienterer. Intet. Henrik orienterede om det kommende h-bådsstævne 10., 11. og 12. maj 2024. Der mangler folk til afvikling af arrangementet.

Pladsen. Der mangler oprydning på pladsen, blandt andet fjernelse af ukrudt. Det blev besluttet at afholde en fælles arbejdsdag for klubbens medlemmer til foråret. Pladsudvalget skal udarbejde en liste over gøremål.

Det skal undersøges, om vi kan etablere en brandvej på pladsen fra porten og ind til klubhuset, nu da vi ikke mere har adgang til den gamle brandvej ved Svanemølleværket. Porten skal kunne lukkes og dermed repareres. /Stig.

Nyhedsbrevet På vej.

Mad & Foredrag Kommende arrangementer er på plads.

WEB-gruppen Der er indkaldt til nyt møde d. 23. januar 2024 klokken 17:00 på kontoret.

Visionsgruppen. Visionsgruppen er indkaldt til møde med By & Havn omkring kulpladsen.

Nyt fra havnen Henrik orienterede.

Bådoptagninger er gået godt.

Lars stopper 1/1-2024

Regnskaberne har været OK med pænt plus.

Der har været færre gæstesejlere i havnen, hvilket på påvirker indtægtssiden i regnskabet.

Der har været afholdt Generalforsamling i Havnen, Henrik, Poul og Michael deltog fra Frem. (Stig syg). Der havde ikke været noget drama, landfacilitetsprojektet var gennemført i enighed med omformuleringer.

Der forventes prisstigninger i havnen på omkring 6%.

Projektbeskrivelse omkring landfaciliteter forventes færdiggjort til udgangen af februar 2025, Poul og Pernille er tilknyttet fra Frem.

8/   Økonomi Joe gennemgik overordnet regnskabet og budgettet for 2024. Der var enighed i bestyrelsen om, at økonomidiskussionen skal prioriteres fremover. Det blev besluttet at placere punktet Økonomi højere på dagsordenen.

9/   Igangværende sager.

10/ Evt. Henvendelse fra Københavns kommune om medaljetagere i 2023/Birgit. Intet, da der ikke har været nogen i 2023.

Bestyrelsesmøder m.v. 2024:

Bestyrelsesmøder:

Bestyrelsesmøder 2024:

Tirsdag d. 16/1-2024 klokken 18:30/17:30

Torsdag d. 22/2-2024 klokken 18:30/17:30

Tirsdag d. 5/3-2024 klokken 18:30/17:30

Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30/18:00. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.

Medlemsmøde:                      

Torsdag d. 18/1-2024 klokken 19:00

Generalforsamling:

Tirsdag d. 12/3-2024 klokken 19:00

Bådejermøde:

Tirsdag d. 12/11-2024 klokken 19:00 – 21:00

Retningslinjer for udvalgsarbejde i FREM.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 7. december 2023 (MA)

Vi tilstræber, at arbejdet i klubben med de mange opgaver vi har, så vidt muligt organiseres i udvalg, der hver især har en udvalgsformand, som sidder i bestyrelsen. Dette for at sikre,

• at arbejdet fordeles på flere hænder, så enkeltpersoner ikke skal stå alene med for mange opgaver,

• at styrke involveringen af klubbens medlemmer i klubbens aktiviteter

• og for at sikre en høj kvalitet og synlighed i vores arbejde.

Neden for beskrives de retningslinjer som gælder for de faste udvalg (kapsejladsudvalg, pladsudvalg, skoleudvalg, aktivitetsudvalg og klubhusudvalg):

1. Udvalgene ledes af en udvalgsformand, der er bindeled mellem udvalg og bestyrelse. Udvalgsformanden holder løbende bestyrelsen underrettet om udvalgets arbejde og sikrer, at arbejdet i udvalget følger bestyrelsens retningslinjer.

2. Udvalgene består normalt af 4-6 medlemmer (eller flere, hvis der er behov for det), som mødes regelmæssigt (fx en gang hver måned) og drøfter løsningen af de opgaver, som hører under udvalget, herunder hvem der gør hvad. Udvalgsformændene har et løbende fokus på at rekruttere medlemmer til udvalgene, fx i forbindelse med medlemsmøder, generalforsamlinger mm.

3. Der tages beslutningsreferat af udvalgsmøderne. Referaterne gemmes i klubbens digitale arkiv (kontor-pc’en) og sendes til orientering til bestyrelsesmedlemmerne.

4. Elektronisk kommunikation mellem FREMs medlemmer m.fl. og udvalg mm foregår via klubbens WEB-mails(frem@oesf.dk, formand@oesf.dk, kassereren@oesf.dk, sejlerskolen@oesf.dk, kapsejlads@oesf.dk, koojet@oesf.dk, pladsudvalg@oesf.dk, festudvalg@oesf.dk og webmaster@oesf.dk), sådan at alle udvalgsmedlemmer altid kan gå ind på webmailen og se, hvilke henvendelser der har været til udvalget og hvilke svar der er givet fra udvalget. En anden grund til dette er de generelle GDPR-regler, der ikke tillader at vi opbevarer personfølsomme data, der vedrører klubben, på vores private mailkonto.

5. Udvalgene samarbejder med de øvrige sejlklubber i Svanemøllehavnen, herunder med hensyn til arrangementer mm

6. Udvalgene fører løbende regnskab og sikrer, at man holder sig inden for budgettet. Hvis der er udsigt til budgetoverskridelser kontaktes kassereren og det vurderes, hvordan der skal følges op.

7. Udvalget laver senest den 1. december en årskalender for det kommende års aktiviteter, som forelægges bestyrelsen til godkendelse og herefter offentliggøres på FREMs hjemmeside.