Bestyrelsen for FREM har vedtaget nye retningslinjer for udvalgsarbejde
Hvis du er interesseret i et give en hånd med i et udvalg, så kontakt klubben, fx på udvalgets mailkonto.
Retningslinjer for udvalgsarbejde i FREM.
Vedtaget på bestyrelsesmøde den 7. december 2023 (MA)
Vi tilstræber, at arbejdet i klubben med de mange opgaver vi har, så vidt muligt organiseres i udvalg, der hver især har en udvalgsformand, som sidder i bestyrelsen. Dette for at sikre,
• at arbejdet fordeles på flere hænder, så enkeltpersoner ikke skal stå alene med for mange opgaver,
• at styrke involveringen af klubbens medlemmer i klubbens aktiviteter
• og for at sikre en høj kvalitet og synlighed i vores arbejde.
Neden for beskrives de retningslinjer som gælder for de faste udvalg (kapsejladsudvalg, pladsudvalg, skoleudvalg, aktivitetsudvalg og klubhusudvalg):
1. Udvalgene ledes af en udvalgsformand, der er bindeled mellem udvalg og bestyrelse. Udvalgsformanden holder løbende bestyrelsen underrettet om udvalgets arbejde og sikrer, at arbejdet i udvalget følger bestyrelsens retningslinjer.
2. Udvalgene består normalt af 4-6 medlemmer (eller flere, hvis der er behov for det), som mødes regelmæssigt (fx en gang hver måned) og drøfter løsningen af de opgaver, som hører under udvalget, herunder hvem der gør hvad. Udvalgsformændene har et løbende fokus på at rekruttere medlemmer til udvalgene, fx i forbindelse med medlemsmøder, generalforsamlinger mm.
3. Der tages beslutningsreferat af udvalgsmøderne. Referaterne gemmes i klubbens digitale arkiv (kontor-pc’en) og sendes til orientering til bestyrelsesmedlemmerne.
4. Elektronisk kommunikation mellem FREMs medlemmer m.fl. og udvalg mm foregår via klubbens WEB-mails(frem@oesf.dk, formand@oesf.dk, kassereren@oesf.dk, sejlerskolen@oesf.dk, kapsejlads@oesf.dk, koojet@oesf.dk, pladsudvalg@oesf.dk, festudvalg@oesf.dk og webmaster@oesf.dk), sådan at alle udvalgsmedlemmer altid kan gå ind på webmailen og se, hvilke henvendelser der har været til udvalget og hvilke svar der er givet fra udvalget. En anden grund til dette er de gennerelle GDPR-regler, der ikke tillader at vi opbevarer personfølsomme data, der vedrører klubben, på vores private mailkonto.
5. Udvalgene samarbejder med de øvrige sejlklubber i Svanemøllehavnen, herunder med hensyn til arrangementer mm
6. Udvalgene fører løbende regnskab og sikrer, at man holder sig inden for budgettet. Hvis der er udsigt til budgetoverskridelser kontaktes kassereren og det vurderes, hvordan der skal følges op.
7. Udvalget laver senest den 1. december en årskalender for det kommende års aktiviteter, som forelægges bestyrelsen til godkendelse og herefter offentliggøres på FREMs hjemmeside.