Referat bestyrelsesmøde 9/11-2023
Referat af bestyrelsesmøde – Torsdag d. 9/11-2023 klokken 19:00 i sejlklubben/verandastuen.
Til stede: Michael, Birgit, Joe, Stig, Niels-Jørgen, Henrik, Merete, Morten, Carsten Susanne og Lars
Ikke til stede: Pernille, Majlinda, Alban
Afbud fra:
Forslag til dagsorden for mødet:
1/ Valg af ordstyrer Birgit
2/ Valg af referent Lars
3/ Forslag til Dagsorden Yderligere til dagsordenen fra Henrik og Michael er indarbejdet i dagsordenen. Michael punkterne 6 d., 6 e. og 6 f. Henrik under punktet Helhedsplan.
4/ Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af bestyrelsesmøde d. 12/10-2023 underskrevet.
5/ Siden sidst – orientering fra Formanden. Michael meddelte, at han havde problemer med at deltage i det planlagte bestyrelsesmøde d. 5/12-2023. Det blev besluttet af flytte dette bestyrelsesmøde til Torsdag d. 7/12-2023 klokken 18:00 med spisning klokken 17:00. Bemærk tidspunktet.
Michael orienterede fra Formandsmøde. Sundet overvejer at afskaffe deres gaffelriggere. Der forespørges om de andre klubber ønsker at overtage, men der er tilsyneladende ingen interesse. Frem siger fra blandt andet på grund af lærermangel. Sundet tilbyder endvidere egne medlemsaktiviteter til de andre klubber, hvis de ikke selv kan fylde op.
6/ a. Kontorpasning Typen af henvendelser i kontortiden bedes registreret, så vi kan få et specifikt overblik. Nøglebrik, medlemskort, bådplads m.v.
b. El-installationer i klubhus. Henrik har muligvis fundet en løsning på lysproblemerne i verandastuen. Det kan muligvis løses ved at tilføje spots i de eksisterende strømskinner. Henrik vender tilbage til Lars/Niels-Jørgen.
Vi afventer tilbud fra elektriker på renovering af el i køkken og bar.
Jan Pepke har tilbudt Merete at fjerne unødvendige ledninger i køkkenregionen.
c. Regler for brug af og betaling for havnens bådstativer/Henrik. Priser for leje af systemstativer for 2024 skal foreligge på næste bestyrelsesmøde. Det findes 3 størrelser, lille, mellem og stor, til henholdsvis 800.-, 1100.- og 1450.- udlejningspriser fra Havnen.
Der meldes priser ud på bådejermødet, 1000.- for alle stativtyper i 2023. Nye priser fra 2024 efter størrelse.
d. Stiftelsesfest d. 25/11-2023 /Michael. Jubilarer er alle inviteret. Der kommet tilbagemeldinger fra 9 som deltager med ledsager.
Der er i alt 40 gæster, som er inviteret. Hertil kommer tilmeldte. Der er tilmeldingsfrist d. 20/11. Programmet blev gennemgået. Der er styr på:
Programmet blev gennemgået.
e. Principper for udvalgsarbejde, herunder afholdelse af møder, brug af webmail m.m. /Michael Der blev efterlyst beskrivelse af retningslinjer for arbejdet i nedsatte udvalg. Det findes ikke noget konkret materiale i vedtægter og arbejdsbeskrivelser. Der var en del diskussion i bestyrelsen omkring emnet.
Der var enighed om, at arbejdsgrupper skal indkaldes til møder, møder skal refereres. kommunikation til grupperne og gruppernes medlemmer skal foregå gennem Frems WEB-mail.
Forslag fra Henrik om at alle arbjedsgrupper skal beskrives med hensyn til funktion og arbejdsopgaver. De enkelte formænd/ansvarlige beskriver.
Det blev besluttet at Michael udarbejder udkast til beskrivelse af de enkelte udvalg til næste bestyrelsesmøde.
Lars og Birgit vil undersøge om der er behov for en beskrivelse af Frems WEB-mail og udsende denne.
f. Elektronisk kalender (Hvem kan/vil lave en? Hvordan skal den administreres?) /Michael. Pernille lovede på et tidspunkt at udarbejde en elektronisk kalender, men der er ikke rigtig sket noget endnu.
Lars undersøger muligheder og løsninger, der er tilgængelig for alle og vender tilbage til bestyrelse.
g. Priser på pladsen for 2024. Pladsudvalget skal fremlægge priser for pladsen i 2024 til behandling/beslutning på næste bestyrelsesmøde.
7/ Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:
Svanemølleværket Der er et opslag på By & Havns hjemmeside omkring Svanemølleværket og kulpladsen, se link: Fem teams er prækvalificeret til projektkonkurrence om Kulpladsen ved Svanemølleværket – By & Havn (byoghavn.dk)
Nordhavnstunnelen Der spunses og nedrammes. Der er, så vidt vides ingen yderligere restriktioner om sejlads ud og ind af Svanemøllehavnen. Ellers intet nyt.
Helhedsplanen, bl.a. beddingsprojekt Henrik orienterer om de fremtidige landfaciliteter, herunder forslag om afsættelse af 100.000.- fra budget 2024 til brug af ekstern bistand i forbindelse med projekterne.
Det fælles udvalg omkring Helhedsplanen, hvor Henrik og Pernille repræsenterer Frem, har udarbejdet et fælles ”skriv” omkring projektet til havnens generalforsamling/bestyrelse. Der er ikke enighed klubberne imellem. Sundet har formuleret vil udsende en mindretalsudtalelse. ”Skrivet” udsendes til de respektive bestyrelser når dette er behandlet i Havnens bestyrelse / Henrik.
Der er dog forskellige problemstillinger. KAS har for egen regning/initiativ rettet henvendelse til Københavns kommune, Teknik & Miljø, omkring spuling i beddingsområde og i den forbindelse overtrædelse af gældende lovgivning. Dette på trods af en aftale om at få problemet beskrevet og muligvis løst inden officiel henvendelse.
Der mangler ekstern konsulentbistand til beskrivelse og uddybning af hele bedingsprojektet. Sundet og KAS har budgetteret med hver 100.000.- og Henrik søger om samme beløb i Frem.
Det blev besluttet at afsætte 100.000.- i budget 2024 til brug for ekstern konsulentbistand i forbindelse med beddingsprojektet. Beløbet budgetteres under Pladsen.
Der mangler klubressourcer til hele projektet meddelte Henrik. Dette tages op i bestyrelsen.
Festudvalget/aktivitetsudvalget. Merete har kontaktet Karen Boa vedrørende symaskinekursus, men har endnu ikke hørt noget.
Der er stadig problemer med rengøring i køkkenet og Merete indstiller, at vi ophører samarbejdet med selskabet. Der var en del diskussion i bestyrelsen omkring en løsning. Det blev besluttet at Merete/udvalget har mandat til at snarest muligt at få lavet en ordentlig, grundig hovedrengøring, herunder at vi betaler os fra at flytte service frem og tilbage mm. Bestyrelsen orienteres på næste bestyrelsesmøde.
Merete opfordrede, at der skrives en præcis seddel når der tages øl & vandet og andet i køkkenet.
Der blev uddelt en aktivitetskalender for 2024, hvor der er større spredning mellem aktiviteterne. Denne blev taget til efterretning.
Klubhuset, herunder Svanemøllen nord. Der har ikke været afholdt møde. Der har simpelthen ikke været tid.
Sejlerskolen Birgit orienterede. Tilmelding til Sejlerskole 2024 påbegyndt.
Kapsejlads. Morten orienterede. Følgebådene er på land hos Sundet. Der mangler en ansvarlig for fartøjerne.
Pladsen. Der mangler oprydning på pladsen, blandt andet fjernelse af ukrudt. Det blev besluttet at afholde en fælles arbejdsdag for klubbens medlemmer til foråret. Pladsudvalget skal udarbejde en liste over gøremål.
Det skal undersøges, om vi kan etablere en brandvej via KAS og ind til klubhuset, nu da vi ikke mere har adgang til den gamle brandvej ved Svanemølleværket. Der skal fjernes nogle skure og installationer skal eventuelt omlægges. Der udarbejdes et projekt som fremlægges i bestyrelsen. Pladsudvalget ansvarlig.
Henrik gjorde igen opmærksom på at antallet af både på pladsen var faldet og dette var en tendens i Frem til forskel fra de andre klubber. Dette er et kæmpe problem, da vi er økonomisk afhængige af indtægten fra vinterpladserne.
Der var en lang diskussion i bestyrelsen, hvor mulige årsager og løsningsmuligheder blev diskuteret.
En brugerundersøgelse kunne eventuelt være med til at afdække problemerne.
En afbureaukratisering af reglerne omkring optagning, opskrivning, betaling, frister m.v. kunne måske være medvirkende til forbedre situationen.
Henvendelse til Dansk Sejlunion omkring generelle forhold.
Sammenligning med andre klubber.
Der var enighed om at problemet skal tages meget seriøst og løbende tages op
Nyhedsbrevet Intet
Mad & Foredrag Susanne gennemgik programmet for 2024.
WEB-gruppen Der er indkaldt til nyt møde i januar 2024.
Visionsgruppen. Susanne og Michael sidder i gruppen.
Nyt fra havnen Henrik orienterede. Der havde været knækkede Y-bomme i erstatningshavnen i forbindelse med blæsevejret forleden.
Generalforsamlingen var under forberedelse.
8/ Økonomi Joe orienterede om møde i Kassererskredsen. Han havde været på besøg i Sundet for at se på deres forretningsgange. Konklusionen var, at vi i Frem godt kunne gøre det bedre. Der er endnu ikke defineret nogen fælles prispolitik/prissætning.
9/ Igangværende sager.
- Personsag / Michael. Der havde været kontakt til medlemmet, men denne var ikke enig i opfattelsen af problemerne. Sagen blev lukket og betragtet som afsluttet.
10/ Evt.
Medlemsmøde i januar (18/1-2024). Der skal reklameres for mødet.
Mødet skal indeholde præsentationer af aktiviteterne i klubben, herunder udvalgenes arbejde og lægge op til dialog og involvering af medlemmerne. Hvordan involveres flere i sejlklubben Frem?
Susanne udarbejder forslag og tekst til medlemsmødet til næste bestyrelsesmøde.
Susanne skriver i det kommende Nyhedsbrev.
Forberedelse af Generalforsamling 2024. Nye bestyrelsesmøder, d. 22/2-2024 og 5/3-2024, tilføjet.
Bestyrelsesmøder m.v. 2023:
Bestyrelsesmøder:
Bestyrelsesmøder 2023/24:
Torsdag d. 7/12-2023 klokken 18:00/17:00
Tirsdag d. 16/1-2024 klokken 18:30/17:30
Torsdag d. 22/2-2024 klokken 18:30/17:30
Tirsdag d. 5/3-2024 klokken 18:30/17:30
Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30/18:00. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.
Medlemsmøde:
Torsdag d. 18/1-2024 klokken 19:00
Generalforsamling:
Tirsdag d. 12/3-2024 klokken 19:00
Bådejermøde:
Tirsdag d. 14/11-2023 klokken 19:00 – 21:00