Referat af bestyrelsesmøde 15/8-2023.
Referat af bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 15/8-2023 klokken 19:00 i sejlklubben/verandastuen.
Deltagere/indkaldte: Michael, Birgit, Joe, Susanne, Stig, Niels-Jørgen, Henrik, Merete, Majlinda, Alban og Lars
Afbud fra: Morten, Pernille og Carsten.
Forslag til dagsorden for mødet:
1/ Valg af ordstyrer Birgit
2/ Valg af referent Lars
3/ Dagsorden Punktet: ”Deltagelse i borgermødet 28/8-2023” tilføjet punkt 7. Svanemølleværket. Dagsorden blev godkendt.
4/ Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet af bestyrelsesmøde Mandag d. 15/5-2023 og Referat af bestyrelsesmøde d. 12/6-2023 blev godkendt.
Michael så gerne at referater fra bestyrelsesmøderne kunne godkendes tidligere, så disse kunne offentliggøres på hjemmesiden.
Der blev diskuteres forskellige muligheder, herunder beslutningsreferat færdiggjort på det refererede bestyrelsesmøde.
Det blev besluttet, at Godkendelse af referater fremover skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen via mail og efterfølgende underskrives på bestyrelsesmødet. Referatet skal tilstræbes færdiggjort senest én uge efter afholdt bestyrelsesmøde. Herefter skal bestyrelsen godkende ”online/via mail” i løbet af 5 dage, hvorefter referatet udgives på Frems hjemmeside.
5/ Siden sidst – orientering fra Formanden. Formanden orienterede.
Mødet med KØS udsættes til efterfølgende bestyrelsesmøde. Michael kontakter KØS.
Bæredygtighed i sejlklubben. Indlæg bringes i Koøjet.
Lejeaftale med By & Havn underskrevet. Svaret til By & Havn sendt i kopi til frem@oesf.dk Den underskrevne kontrakt (papir) skal indsættes i mappen på kontoret.
Der har været afholdt formandsmøde, sejlklubberne imellem. Der blev nedsæt en tværgående økonomigruppe bestående af kasserere fra klubberne samt havn.
Tirsdag den 22/8-2023 afholdes et møde for pladsudvalg og formænd for sejlklubberne om landfaciliter.
Havnen afholder workshop for alle bestyrelsesmedlemmer fra de 5 bestyrelser i havnen (Frem, Sundet, KAS, KØS og Svanemøllehavnen) d. 12/9-2023. Alle i bestyrelsen opfordres til at deltage.
6/ a. Forslag til Æresmedlem. Motiveret forslag fra Susanne. Udsættes til næste bestyrelsesmøde.
b. Indbrud i klubhus, orientering /Niels-Jørgen. Niels-Jørgen og Merete orienterede om ”Indbrudet” i køkkenregionen. Da der ikke var nogle fysiske tegn/dokumentation på indbrud, havde forsikringen afvist dækning. Der er altså tale om uautoriseret adgang til køkken og lager. Adgangen er sket efter en fest under halvtaget, hvor lokalerne til toiletterne i stueetagen ikke har været aflåst. Lemmen til baren er tvunget op. Der er blevet stjålet for 13.500.- kroner primært drikkevarer.
Bestyrelsen diskuterede forebyggelse af lignende situationer. Der blev foreslået videoovervågning, alarmsystemer, forbedring af låsesystem m.v.
Det blev besluttet, at Niels-Jørgen og Lars kontakter Mejlshede låse med henblik på en gennemgang af lokaler. Der afrapporteres til bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde.
c. Tovværk til hindring af aflåsning af Skipperstuen/klubhuset/Birgit
Det blev besluttet, at tovværket skal fjernes i dagligdagen. Når der afholdes møder, undervisning med videre er der den mødeansvarlige der sørger for at fjerne tovværk/aflåse lokalerne.
Det undersøges endvidere om låsesystemet kan håndtere oplåsning på forudbestemte tidspunkter. Niels-Jørgen og Lars.
d. Regler for brug af og betaling for havnens bådstativer/Henrik
Der forelægger intet nyt og punktet udsættes.
7/ Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:
Svanemølleværket Deltagelse i borgermødet omkring Svanemølleværket og kulpladsen d. 28/8-2023, 17 – 19. i Kargo, Skudehavnsvej 13 i Nordhavn.
Alle i bestyrelsen opfordres til at deltage i mødet. Husk at der skal tilmeldes. Hent din gratis billet her.
Nordhavnstunnelen Pas på ved udsejling når sandsugeren er i aktivitet. Der er kraftig strømdannelse fra sandsugerens skrue.
Helhedsplanen, bl.a. beddingsprojekt Intet Nyt.
Festudvalget/aktivetetsudvalget.
Der afholdes vandfestival d. 26. – 27/8-2023. Der mangler aktivister.
Merete fortalte om en meget ubehagelig henvendelse/overfusning fra et medlem, som hun havde været udsat for.
Der var enighed i bestyrelsen om, at det på ingen måde skal accepteres, at kommunikationen foregår på denne måde. Michael kontakter det pågældende medlem. Bestyrelsen orienteres efterfølgende.
Klubhuset, herunder Svanemøllen nord. Niels-Jørgen orienterede om, at der var konstateret galvanisk tæring i vandledninger, som medførte utætheder. Problemet skulle være løst i første omgang.
De indkøbte flagstænger/standere til klubhus nord er modtaget i Frem og mangler kun at blive transporteret til Nord.
Der var intet nyt om det varslede festarrangement i Nord/Majlinda.
Der har været ulideligt varmt i lokalerne. Joe kontaktet kasseren i KAS som igen kontakter den ansvarlige i Vejdirektoratet.
Klubhusudvalget skal konsolideres / Niels-Jørgen.
Sejlerskolen Birgit orienterede.
2. del af sæsonen er startet. Frem I har vundet kapsejlads. Der gennemføres skoletur i kommende weekend. Der afholdes skolekapsejlads d. 10/9-2023. Der er morgenmad og efterfølgende præmieuddeling i Frem.
Kapsejlads. Henrik orienterede. Der er tilmeldt 54 både til DH/DM som afholdes i weekenden 27. – 28/8-2023. Se nærmere: DH-DM 2023
Pladsen. Der skal graves på pladsen. Stedet skulle blive afmærket. Der var ingen rigtige bud på hvorfor, men et bud var (re)etablering af varmerør fra Svanemølleværket til klubhuset.
Der er planlagt Bådejermøde d. 14/11-2023
Optagningslister forsøges gjort klar i løbet af weekenden.
Der har været en opfølgende medlemshenvendelse vedrørende optagning/plads. Stig har svaret fysisk med et brev til medlemmet, som ikke er modtaget.
Nyhedsbrevet Der har været en fejlinformation i sidste Nyhedsbrev vedrørende fredagsbar. Susanne retter op i kommende nyhedsbrev.
Mad & Foredrag Susanne meddelte, at det meste er på plads. Satser på at sandwichordningen kan fortsætte.
Forslag til kommende arrangementer kan sendes til Susanne.
WEB-gruppen Der skal aftales nyt møde med Morten.
Der skal afholdes et møde i gruppen hvor der skal diskuteres økonomi og betalingsabonnementer. Jens skal deltage i mødet.
Visionsgruppen Der afholdes konference i Dokken d. 25/8-2023
Henrik udtræder af i visionsgruppen. Michael indtræder i visionsgruppen i stedet og repræsenterer Frem sammen med Susanne. Michael foreslås til Visionsgruppens arbejdsgruppe i stedet for Susanne.
Susanne efterlyste en backupgruppe til at varetage Frems interesser. Pernille, Alban, Henrik, Michael og Majlinda er på. Susanne indkalder til møde.
Nyt fra havnen Henrik orienterede.
Lastbilen udfases og der overgåes til privat vognmand.
Der er ingen kulspul fremover.
Den nyansatte på havnekontoret er ophørt, da hun har fået nyt arbejde.
Henrik opfordrede til deltagelse i Workshoppen d. 12/9-2023.
8/ Økonomi Der er nedsat et økonomiudvalg på tværs af sejlklubberne samt havnen. Udvalget skal se på eventuelle fælles punkter, der kan rationaliseres og hermed skabe besparelser. Endvidere vil det blive et godt samarbejdsorgan.
Joe meddelte at økonomisystemet har været ”nede” i weekenden men skulle være OK igen.
9/ Igangværende sager. Ingen igangværende.
10/ Evt.
Merete har et ønske om at fællesspisningen forud for møder gøres mere social, forstået på den måde, at vi alle forsøger at deltage.
Der var en diskussion i bestyrelsen omkring mødetidspunkter og om disse kunne fremskyndes. Der var enighed og at forsøge med ½ time således at bestyrelsesmøder starter klokken 18:30 og spisning klokken 17:30.
Altså, det ordinære bestyrelsesmøde er fremskyndet med en halv time og starter klokken 18:30.
Bestyrelsesmøder m.v. 2023:
Bestyrelsesmøder:
Bestyrelsesmøder 2023/24:
Mandag d. 11/9-2023 klokken 18:30/17:30
Torsdag d. 12/10-2023 klokken 18:30/17:30
Torsdag d. 9/11-2023 klokken 18:30/17:30
Tirsdag d. 5/12-2023 klokken 18:30/17:30
Tirsdag d. 16/1-2024 klokken 18:30/17:30
Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.
Medlemsmøde:
Generalforsamling:
Bådejermøde:
Tirsdag d. 14/11-2023 klokken 19:00 – 21:00