Referat af bestyrelsesmøde 11/11-2025 - Øresunds Sejlklub Frem

Referat af bestyrelsesmøde – Tirsdag d. 11/11-2025 klokken 18:30 i sejlklubben Frem.

Der var arrangeret visning af Onboard system, v/Phillip fra Sundet i tidsrummet 16:30 – 17:30.

Phillip fra Sejlklubben Sundet fortalte om Onboard systemet. Selve systemet kunne ikke fremvises på grund af GDPR-reglerne. Der er tale om et administrationssystem/medlemssystem, der fungerer som en System-App på bærbare enheder og ikke umiddelbart på en PC. Systemet kunne håndtere opkrævninger og indbetaling af ydelser fra medlemmerne.

Der findes ingen egentlig systembeskrivelse. Systemet er opstartet i Sundet 24/25 og stadig under udvikling. Indføres systemet i Frem, vil det betyde en årlig udgift på omkring 40.000.-

Phillip oplyste at KDY også var bruger. Der blev stillet spørgsmål til systemet fra bestyrelsens side.

Bestyrelsesmødet blev påbegyndt klokken 18:30

Indkaldte: Michael, Birgit, Niels-Jørgen, Joe, Christen, Frederik, Henrik og Lars

Afbud fra: Tommi, Susanne

Forslag til dagsorden for mødet: Opfølgning på Onboard system blev tilføjet dagsordenen.

1/ Valg af ordstyrer Birgit

2/ Valg af referent Lars

3/ Forslag til dagsorden:

4/ Referat fra bestyrelsesmøde d. 14/10-2025 blev underskrevet af bestyrelsen.

5/ Siden sidst – Orientering fra Formanden. Der havde været stort fremmøde og god stemning på arrangementerne Mad & Foredrag og Standernedhaling. 48 tilmeldte til stiftelsesfesten den 22/11 (8 jubilarer med ledsager). Der er styr på programmet. Der skal indkøbes/arrangeres en fanefod til klubstanderen. /NJ ansvarlig. Indkøb kan eventuelt foregå hos Dahl/Dansk Flagfabrik på Nørreport.

6/ x. Opfølgning på Onboard system. Kommunikationsudvalget gennemgår forskellige systemer og kommer med en indstilling til bestyrelsen op eventuelt valg af administrationssystem. /Frederik

Kravsspecifikationer til et system fra de forskellige udvalg skal rettes til Frederik.

6/ a. Økonomi Joe gennemgik regnskabet for aktuelle tal. Der er et lille fald på kontingentindbetalingerne, i forhold til 2024 omkring 5%.
Der skal laves om oversigt på medlemmer fordelt på grupper til
sammenligning med 2024 til næste bestyrelsesmøde.
Regninger skal fremover godkendes at de respektive udvalg inden
betaling så kassereren kan gennemskue betalingerne.
Frederik stillede forslag op at nærkigge havnens udgifter.
Kvartalsmæssige udgifter for udvalgene skal forlægges fremover.

Det blev nævnt, at sejlerskolen gerne må give underskud, da den er et stort aktiv for Frem.
Systemstativer skal fremstå som et aktiv i regnskabet. Denne problemstilling skal dog vendes med revisoren. Der blev diskuteret en del om dette emne og især om eventuel afskrivning.
Der var indkommet budgettal fra Birgit, Christen og ingen tal fra Niels-Jørgen Kun lidt tekst omkring handikaptoilettet.

b. Handleplan for udvikling af Frem /Michael

Arrangement med DGI 25. nov. 2025 17.00-20.00 aflyses på grund af for få tilmeldinger.

c. Kontortiden blev tilpasset. Der skal foretages en oprydning på kontoret. Birgit udsender en mail om projektet.

d. Digitale værktøjer /Cloudfunktion– Microsoft / Christen/Frederik. Frederik overtager Susannes opgaver i kommunikationsudvalget indtil videre.

e. Kajprojektet /Michael. Der har været af holdtmøde med By & Havn omkring projektet. Der var umiddelbar imødekommenhed. By & Havn vurderer skitser og vil eventuelt finansiere projektet.

Der orienteret løbende til bestyrelsen, første gang på bestyrelsesmødet d. 9/12-2025.

Bedding Afventer By & Havns tilbagemelding.

f. Værdsættelse af frivillighedsarbejdet. Hvad gør man andre steder? Christen undersøger via DGI. Dansk sejlunion afholder klubdage, som kunne være en mulighed.

g. Medlemsmøde torsdag d. 22/1-2026. Der skal udarbejdes Indkaldelse/invitation, Indlæg i Nyhedsbrev, Facebook-indlæg. Mødet afholdes som sidste år med gruppearbejder/samlinger om forskellige emner. Et emne kunne være, hvordan udvikler vi Frem.

h. Generalforsamling 2026. Forberedelse, herunder eventuelle vedtægtsændringer. Michael undersøger vedtægtsændring omkring bestyrelsessuppleanters kontingentfritagelse på lige fod med de almindelige bestyrelsesmedlemmer.

? Joe undersøger passiv kontingentsats.

Valg til bestyrelse/suppleanter?

Hvem er på valg i 2026? Birgit, Lars, Niels-Jørgen, Henrik, Christen og Frederik.

i. IT-udvalg Jens Stavnstrup, Christen og Frederik

j. Opvask i tekøkkenet – Det blev besluttet at indkøbe og installere en opvaskemaskine i tekøkkenet. NJ ansvarlig.

7/ Nyt fra udvalgene, opgaver og projekter:

Visionsgruppen Michael og Frederik refererede fra afholdt møde. Arbejdet fortsætter. For genopretning af Svanemøllehavnen står Vejdirektoratet. Frems kajprojekt/bedding indgår i visionsarbejdet. Derudover arbejdes der med havnepromenade og vandsportshus. Frederik supplerer Susanne i udvalget. Der oprettes mail til visionsgruppen. Frem står for Promenade/kajprojekt.

Svanemølleværket Intet nyt

Festudvalget/aktivitetsudvalget Intet nyt, Søren kontaktes.

Klubhuset, herunder Svanemøllen nord Frederik oplyste. At der stadig er rodet i klubhus Nord.

Færdiggørelse af dørene på kontoret og arkivrum. Der er bestilt håndværker, som kommer mandag d. 17/11-25.

Københavns kommune har en speciel klubhuspulje, hvorfra der kan ansøges og tilskud til blandt andet forbedringer af klubhuse. Frem skal overveje at ansøge denne pulje til igangværende projekter. /Niels-Jørgen ansvarlig.

Brug af klubhuset til private arrangementer. Det skulle fungere. Henrik oplyste der var 7 kommende arrangementer i 26/27.

Sejlerskolen De 2 vinterkurser kører.

Kapsejlads Intet nyt.

Pladsen/Pladsudvalget /Christen

Der skal systemlås på værksted. (Mejlshede skal kontaktes)

Porten til pladsen fjernes sammen med stolperne for at gøre adgangen bredere. Der skal overvejes etablering af hjørnebeskyttelse for skurerne.

Der indkøbes jernplader.

Der mangler kontakt til Martha. Tommi?

Afklaring af forsikringsforhold. Problemstillingen bådejer og systemstativer.

Bådejermøde 20/11-2025.

Dagsorden for bådejermøde er udsendt og ophængt. Frederik er dirigent og Lars refererer mødet.

Et særskilt nyhedsbrev for pladsudvalget skal overvejes.

Nyhedsbrevet Afventer Frederik

Mad & Foredrag Afventer

WEB-gruppen Der er ingen dato for nyt møde. Afventer Christen.

Nyt fra havnen

Henrik refererede fra havnen. Michael og Kristian deltager i havnens Generalforsamling. Beretning er udsendt.

8/ Evt. Mødet blev afsluttet 22:15.

Planlagte Bestyrelsesmøder m.v. 2025:

Bestyrelsesmøder:

Bestyrelsesmøder 2025:

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 9/12-2025

Bestyrelsesmøder 2026:

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 13/1-2026

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 10/2-2026

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 10/3-2026

Der forsøges arrangeret fællesspisning for møderne klokken 17:30/18:00. Møderne skal være afsluttet senest klokken 22:00.

Medlemsmøde 2026: Torsdag d. 22/1-2026 klokken 19:00

Generalforsamling 2026: Tirsdag d. 24/3-2026 klokken 19:00

Bådejermøde 2025: Torsdag d. 20/11 2025 klokken 19:00